FAQ

FOODVISIONS hat die Antworten

Warum ist es schwer, den überblick über die Kosten zu behalten?

Die Frage, was eine Kantine kosten darf, treibt die meisten unserer Kunden um. Gründe hierfür gibt es viele: Oft werden Verträge über die Jahre stets verlängert und nur marginal angepasst. Konditionen und Nebenabreden sind undurchsichtig und oftmals schwammig. Zudem verstehen es Caterer, Pächter oder auch die eigenen Köche des Betriebsrestaurants überzeugend zu argumentieren, warum diese oder jene Kosten dringend notwendig und kaum vermeidbar seien. Budgets werden jährlich mit überzeugenden Begründungen nachverhandelt, Gäste und Essgewohnheiten ändern sich und vieles mehr. So verlieren Sie schnell den Überblick darüber, welche Kosten in welcher Höhe eigentlich noch gerechtfertigt sind.

Die Kosten sind abhängig von Gastronomiekonzept und erbrachter Leistung

Am Anfang eines jeden guten Gastronomiebetriebes steht bestenfalls ein gastronomisches Konzept. Dieses ist die Grundlage für die zu erbringende Leistung durch die Kantinenbetreiber. Um die Höhe der Kosten bewerten zu können, starten wir daher bei der Analyse des Konzepts und der erbrachten Leistung. Die Haupttreiber der Gastronomie, Personalkosten und Warenkosten, sind maßgeblich vom gastronomischen Konzept anhängig und daher können wir eine Bewertung der Kosten ohne diese detaillierte Status Quo Analyse vor Ort nicht durchführen.

Optimierungspotenziale durch Kennzahlen und Benchmarks aufdecken!

Die eigentliche Wirtschaftlichkeitsanalyse bringt oft schon gleich zu Beginn Licht ins dunkel, wenn wir alle Kosten und Erträge den einzelnen Cost Centern zuordnen (Lesen Sie dazu auch den Beitrag „Wann sollte ich eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchführen lassen“). Diese Zuordnung ermöglicht uns das Erstellen von Kennzahlen und den Vergleich Ihrer Zahlen mit Branchenbenchmarks. Mit diesen können wir zum Einen eine klare Aussage darüber treffen, ob Ihr Unternehmen zuviel für die Mitarbeiterverpflegung zahlt. Zum Anderen können wir ganz konkrete Optimierungspotenziale nennen und die Optimierung Ihrer Betriebsverpflegung kann beginnen.

Quick Wins aus der Wirtschaftlichkeitsanalyse

Hochinteressant ist eine Wirtschaftlichkeitsanalyse vor allem für diejenigen Unternehmen, deren Verpflegungsbereiche über Jahre hinweg mit dem Unternehmen „mitgewachsen“ sind. Hier gibt es oft mehrere externe Dienstleister, sowie eigene, für den Verpflegungsbereich angestellte Mitarbeiter, die im Verkauf oder im Einkauf für den Verpflegungsbereich arbeiten. Der Bäcker ist für das Frühstück zuständig und der Metzger bringt auch am Nachmittag noch einen Snack für die Spätschicht vorbei. Dazu kommen Automaten und verschiedene Services, an die sich die Mitarbeiter gewöhnt haben und die keiner auszutauschen wagt. Wichtige Business Lunches mit Kunden und Gästen werden darüber hinaus häufig außerhalb des Unternehmens eingenommen, da es innerhalb keine repräsentativen Räumlichkeiten gibt.

Aufdecken, wo Kosten überhaupt anfallen

Meistens kennen Unternehmen die Kosten, die für all die vielen Verpflegungsbausteine ausgebeben werden in Summe gar nicht. Oft ist es zudem der Fall, dass verschiedene Dienstleister in verschiedenen Abteilungen aufgehängt sind. Gästeessen werden ausschließlich über die Geschäftsführung oder den Vertrieb gebucht, die Mitarbeiterverpflegung wird aber von der Personalabteilung aus gesteuert.

Eine neue Kantine kann günstiger sein als der Status Quo

Ein ganzheitlicher Blick auf die hier entstehenden Kosten zeigt häufig, dass eine professionell geführte Kantine weitaus günstiger und in den meisten Fällen zudem mit einer weitaus besseren Qualität verbunden ist als das bisherige Flickenwerk aus verschiedenen Anbietern. Natürlich müssen Sie dafür zunächst oft Räumlichkeiten (und manchmal sogar Gebäude) stellen, was eine erhebliche Investition darstellt. Wir rechnen Ihnen gerne diesen Case, um die Investitionen genau abzuwägen.

Investitionen in die Mitarbeiterverpflegung zahlen sich aus!

Langfristig zahlt sich jede Investition in eine gute und gesunde Verpflegung der Mitarbeiter aus. Und das nicht unbedingt gestützt auf harte Zahlen und Fakten. Aber ein modernes gastronomisches Konzept ist als Standortfaktor eben vor allem dazu da, Mitarbeiter langfristig gesund und leistungsfähig zu halten und als loyale Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Ein in der heutigen Zeit unbezahlbarer Mehrwert für jedes Unternehmen.

Kantinen können die Qualität von 4 Sterne-Hotels haben

Gastronomische Konzepte in der Betriebsverpflegung sind heute sehr vielfältig. Die Spanne reicht von warm angeliefertem, fertig gekochtem Essen (das sogenannte Cook & Hold Verfahren), über gekochtes, aber schockgefrorenes, (angeliefertes) Essen (Cook & Chill), welches vor Ort regeneriert (zubereitet) wird, bis hin zu 100 prozentigen Frischeküchen. Frischeküche bedeutet, dass in der Großküche der Kantine jedes Produkt von Köchen frisch zubereitet und an den Gast – Ihren Mitarbeiter – ausgegeben wird. Dabei schreiben sich einige Caterer wirklich auf die Fahne selbst Desserts und Soßen gänzlich frisch zuzubereiten und jegliche Convenience Artikel (Fertigwaren) zu vermeiden. Solche hochwertigen Betriebsrestaurant können durchaus den Standard eines 4-Sterne Urlaubshotels haben.

Müßig zu sagen, dass ein solch hochwertiges Mittagessen die Zufriedenheit der Mitarbeiter stark steigern kann. Aber auch Mischformen kommen in sehr guter Qualität daher. Wichtig ist es, das Konzept und den Anbieter zu finden, der zu Ihrem Unternehmen passt.

Betriebsgastronomie ist Marketing in alle Richtungen und wird mit allen Sinnen wahrgenommen

Die Frage, welches Konzept zu welchem Unternehmen passt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Diese Erarbeitung des richtigen Gastronomiekonzepts sehen wir bei FOODVISIONS als eine der Kernleistungen, die wir für Sie erbringen. Zentrales Element nahezu jeder Beratung ist daher der Konzeptworkshop, den wir in Ihrem Hause durchführen und moderieren. Hier geht es darum, Ihre Vision eines Betriebsrestaurants zu entwickeln. Diese sollte bestenfalls die Vision Ihres Unternehmens untermauern und die Unternehmenswerte widerspiegeln. Ein Betriebsrestaurant ist immer auch Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Ihre Mitarbeiter, Kunden und Gäste werden in den Räumlichkeiten Ihrer Kantine spüren, sehen, riechen und schmecken, mit wem sie es zu tun haben. Betriebsgastronomie ist Marketing in alle Richtungen und wird mit allen Sinnen wahrgenommen.

Die Wahl der Betreiberform steht am Anfang

Wenn Sie sich entscheiden, ein Betriebsrestaurant in Ihrem Unternehmen zu implementieren, müssen Sie abwägen, ob Sie als Unternehmen Betreiber sind, oder ob ein externer Caterer der Betreiber ihrer Kantine ist. Es gibt drei klassische Betreiberformen: Zum einen ist das der Eigenregiebetrieb, d.h. ihr Unternehmen ist der Betreiber des Restaurants. So sind auch alle Angestellten des Betriebsrestaurants Angestellte Ihres Unternehmens. Dies hat zum Vorteil, dass Sie als Unternehmen das Restaurant exakt so führen können, wie Sie es sich wünschen. Gerade in familiengeführten Unternehmen ist der Wunsch danach oft groß. Die Nachteile sind jedoch ebenfalls abzuwägen: Als Betreiber eines Restaurantbetriebes stehen Sie in der vollen Haftung. Hygienerichtlinien und die korrekte Auszeichnung der Allergene sind dabei nur zwei wichtige Aspekte, die Sie als Betreiber beachten müssen. Gastronomieangestellte eines Eigenregiebetriebes werden nach dem im Unternehmen geltenden Tarifvertrag bezahlt. Dies stellt mitunter eine erhebliche Mehrkostenbelastung dar, die sich nur durch eine Ausgründung in eine Betreiber GmbH (2. Betreiberform) lösen lässt. Die dritte Betreiberform ist die des externen Pächters/Kantinenbetreibers/Caterers.

Eine Ausschreibung zur Findung des geeigneten Caterers

Die Entscheidung für einen externen Betreiber (Contract Caterer oder individueller Kantinenpächter) ist jedoch keinesfalls nur eine Entscheidung pro Kosten und contra Selbstbestimmung und/oder Qualität. Viele der auf dem Markt agierenden Caterer arbeiten heute auf hohem Niveau und schaffen es, ihre Gäste mit Qualität und modernen Konzepten zu überzeugen. Da Gastronomie immer People Business ist und der Gastronom zum Kunden und zum Konzept passen muss, ist eine bedachte Wahl zu empfehlen.

Gründe und Vorteile für eine Ausschreibung

Neben der Suche nach einem neuen Caterer, kann eine Ausschreibung auch sinnvoll sein, wenn Sie sich wünschen, dass Ihr bestehender Betreiber sich qualitativ verbessert oder vielleicht sogar günstiger wird. Mit Hilfe einer Ausschreibung können Sie ihn mit anderen Marktteilnehmern vergleichen. Das Ausschreiben bringt Caterer, die schon lange im Sattel saßen und dadurch etwas an Innovationskraft und verloren haben wieder auf den Boden der Tatsachen: Kantinenstandorte sind heiß begehrt und neue Caterer bringen frischen Wind mit ihren Angeboten in das Unternehmen. Da muss der Bestandscaterer mithalten, wenn er Ihr Unternehmen als Kunden nicht verlieren will.

Eine Ausschreibung kann erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringen

Der Aufwand einer professionellen Ausschreibung mag anfangs hoch erscheinen und die damit verbundenen Kosten vermeidbar zu sein. Aus meiner Beratungserfahrung weiß ich, dass gerade die professionelle Ausschreibung inkl. Unterstützung bei den Verhandlungen der Angebote und der Verträge erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringen. Zudem kommt es mehr als bei einem klar definierbaren Produkt bei der Ausschreibung einer Dienstleistung darauf an, ein gutes und fein abgestimmtes Leistungsverzeichnis, eine detaillierte Kalkulationsvorlage und eine ausgefeilte Bewertungsmatrix zu haben. Nur so können Sie die umfangreichen Angebote in Bezug auf Leistung und Kosten 1:1 vergleichen.